上司へのメールに追伸はマナー違反！？ビジネスメールマナー

上司へのメールに追伸は付けても良い？

追伸は本文に追加して文章を書き足す事ですが、ビジネスメールではマナー違反になります。

ビジネスシーンではメールは用件を簡潔にまとめて分かりやすく伝えるのが基本です。それなのに、本文の後に追伸として文章を付けたしたら、メールを受け取った相手は本文の他に追伸の内容にも注意をしなければならなくなります。

追伸を使う場合は、本文に関連する内容の追伸ならまだ良いいいでしょうが、本文と関連のない事を追伸に書くのはマナー違反です。

なお、ビジネスメールには1通につき1つの用件までというのマナーも存在します。この点から言っても、追伸をつけたり追伸に本文と別の用件を書くのがマナー違反と言うことが分かるでしょう。

あなたには本文の用件が大切でも、読み手には追伸の用件のほうが重要な場合もあります。読み手からしてみれば、重要な内容の方が追伸になっているというのは、軽んじられている様でいい気はしませんし送信者への信用問題になりかねません。

本文と別の用件を伝えたいときは、無理に1通にまとめず別々に送るようにしましょう。

上司へのメールに追伸を使っても良いケースとは？

ビジネスメールを作成している時に、これってマナー的にどうなんだろうと思うこともあるでしょう。今回は追伸についてのビジネスマナーについて考えます。

ビジネスメールに追伸を使うことは基本的にマナー違反となります。なぜなら、追伸とは言い忘れた事を後で付け足すという意味があるからです。

しかし、ビジネスメールでも追伸を使うことが許されるケースもあります。それは、気心が知れた相手にメールを送る場合です。

メールは人の心の距離を近づける効果もあり、ビジネスメールだとしてもその効果はあります。そこで、上手に追伸を付け加えることで相手への気配りを表現したり心の距離を縮めるのに役立つことがあるのです。

しかし、心の距離を縮めたいと思っても、気心知れた相手以外にいきなり追伸を送ってしまうと非常識な人になってしまうので注意してください。

追伸を使う場合は、気心の知れた相手に、追伸を読まれなくても影響ない内容にします。相手を気遣う内容やちょっとしたお礼などなら良いでしょう。

例えば「追伸　先日は差し入れをありがとうございました。とても美味しく、お心遣いに心があたたまりました。寒くなってきたのでどうぞご自愛ください。」などです。

追伸と付け加えてあると、本文よりもそこに目が行ってしまう人もいますので、使い方には十分に注意しましょう。

追伸以外にも気を付けたい上司とのメールマナー

上司からメールが来るときは、仕事の依頼や仕事に関する質問メールが多いと思います。

例えば、「○○を○日までに提出して欲しい」などの依頼メールの場合、なんて返信していますか？ビジネスシーンで良く使われる「了解しました」という言葉を使っていないでしょうか？

了解は目上の人に使う言葉としては相応しくありません。「承知しました」や「かしこまりました」と言うのが適切です。

もしも、断らなければいけない場合や期日を伸ばしてほしい場合などは、いきなり本題に入るのではなくクッション言葉を挟みましょう。申し訳ありませんが、恐れ入りますが、という言葉から始めて承知出来ない理由を説明します。

また、断りにくいからといって、遠回しに表現するのは失礼ですし、上司に真意が伝わらない危険もあります。断る場合はクッション言葉を挟んだうえでしっかり断りましょう。

上司へメールを返信する時のコツとは？

ビジネスメールで大切なポイントの1つに、返信スピードがあります。メールは環境が整っていればいつでも送受信する事が可能です。そのため、返信が遅いと送信者に心配をかけたり不信に思われる可能性があります。

そのため、メールを確認したら出来るだけ早く返信して、メールが届いていることを相手に伝えましょう。もしも、内容確認してちゃんと返信するのに時間がかかりそうな場合は、その旨を返信すればいいのです。

なお、メールは社内外での使い分けも必要です。社内でのメールは無駄な気遣いなど不要で簡潔に返信すればいい内容のメールもあります。

例えば、懇親会の出席確認のメールなどです。懇親会の出席確認メールのようなものなら「出席します。○○（氏名）」と一言でも構いません。

この場合、大切なのはメール本文の内容よりも返信スピードと回答です。相手に出席の有無と誰なのかが伝われば良いということになります。

ビジネスメールに顔文字が入ってたらどう返信する？

ビジネスメールに顔文字を使うのはマナー違反です。「こんにちわ」と同レベルで常識を疑われることです。プライベートでは絵文字や顔文字を使う人でも、仕事のメールでは使い分けている人の方が多いと思います。

しかし、意外と顔文字を使ってメールを送ってくる人も多いのが現実です。例えば・・・

「お世話になっております(*^-^*)」
「どうぞよろしくお願いします(^^)」

付き合いが長く仕事でのやり取りが多い人や世間話もする間柄の人なら分かりますが、そうではない取引先や上司が相手だと、どう対応したらいいのか困りますよね。

顔文字を無視して堅い文章で返すとノリが悪いと思われて付き合いに支障が出たら・・・、合わせて顔文字を使って非常識と思われたら・・・とどっちのパターンも考えられるので返信文章の温度感に迷うはずです。

そこでおすすめなのは、相手の温度感に近づけるというものです。

例えば、相手の顔文字が書かれている文章を引用したり、追伸とするなどの手法です。

「＞○○○(^^)
とのこと、ありがとうございます。」
「追伸：こちらこそ、どうぞよろしくお願いします(^^)」