仕事の電話が聞き取れない場合の対処法をご紹介します

仕事の電話で聞き取れない時の対処法

電話を受けた際に、相手が名乗らなかったり、早口だったり、周りの音がうるさかったりで、相手の名前を聞き取れないということがあります。

相手に再度名前を確認するのも失礼な気がすると思いますが、相手が誰なのかわからないまま電話を切って、後にトラブルになる方が大変です。そのため、必ず相手が誰なのかは確認するようにしてください。

相手の名前を聞き取れなかった場合には、一般的には「失礼ですがもう一度お名前を伺ってよろしいでしょうか？」という感じで聞きます。

しかし、何度もしつこく聞くと相手に不快な思いをさせてしまいます。得意先などの場合はしっかりと聞き取れなくとも、「なんとか商事の山田さんという方からお電話です」と言えばわかるでしょう。

また、状況によっては相手の名前を聞き出す必要が無い場合もあります。たとえば「御社までの道を教えてください」と言われた時に、基本的には道案内だけすればOKです。

相手のことを聞き出す必要があるときと無いときがありますので、臨機応変な対応を心がけましょう。

仕事の電話で聞き取れない場合でも、こんな聞き方はNG！

仕事の電話で、相手が何を話しているのか聞こえない時は困ってしまいますよね。そんな時はわからないままにせずに、きちんと聞き返す必要があります。しかし聞き方に失敗すると相手を責めているように聞こえてしまう可能性があるので、注意しなくてはいけません。

一番安全なのは、「申し訳ありませんが、お電話が遠いようで」「電波が悪いみたいで」という方法です。機械の不調を理由にすることで、「あなたを責めている訳では無い」ということを間接的に伝えることが出来ます。

同じような意味に聞こえるかもしれませんが、「声が遠いようで」とは絶対に言ってはいけません。「声」という単語を使うことで、「相手の声」が小さいというニュアンスが含まれてしまうのです。同じく「すみませんが聞き取れませんでした」などもNGですよ！

実際に相手の声が小さくて聞き取れないという場合でも、「もう少し大きな声でお願いしても良いですか？」などというのは大変失礼な発言にあたります。ビジネスの場においては、相手の非をわずかでも連想させるような言葉は避けるべきなのです。

仕事の電話で聞き取れないときのワンポイントアドバイス

仕事の電話で、相手の会社名や名前が聞き取れないという人におすすめの方法があります。それは、取引先の会社名や相手の名前を事前に書いておくという方法です。

紙に書いて時間があるときに見るようにしておけば、電話がかかってきた時に聞き取れないということも減るでしょう。会社名や名前が記憶の片隅にあることで、聞き取りにくい会社名もスッと頭に入ってくるのです。

また、当たり前のことですが電話をする際には必ずメモをとってください。ポイントは、聞き取れないことに関してもメモをとるということです。聞こえた通りにメモをとります。

例えば、「神奈川県横浜地域開発　横浜川崎協同事業　コンピューターソリューション　の二階堂です」と相手が早口で言った場合、聞き取れてもメモが追い付かないですし、覚えきることも出来ないですよね。

そんな時は、「かな・・・よこ・・ちいきかいは・・・よこ・かわ・・コン・ソリュー・・・にかいどう」といったように、単語の頭文字などをメモしてください。

電話を取り次ぐまでに、頭文字を見て穴埋めが出来る事かと思います。

もし聞き返せるようであれば聞き返し、聞き取れなかった部分を埋めると大体書きとれるでしょう。

全て完璧にメモしようとするのではなく、とりあえずは「この部分があればなんとなくわかる」というくらいのメモを残せば大丈夫です。

仕事であなた宛ての電話でなくとも、相手を不快にさせないためにすべきこと

会社であなたがとった電話が、全てあなた宛てとは限りません。同じ部署の人や、時には全く違う部署の人への電話をとることもあります。

そんな時、かけた相手としては「早く担当の人に繋いでほしい」という一心です。担当に繋いでほしいのに、その前にたらい回しにされてしまったり、途中で電話が切れてしまったりということがあれば、小さなミスでも相手は不快に感じます。

そんなことが起こらない為にも、あなたにも出来ることがあります。

まずは最低限の話ですが、保留の方法や転送方法など電話機の使い方を知っておくことです。

そして、社員の名前をなるべく覚えるようにしてください。社員数が多い会社の場合はどうしても難しいかもしれませんが、それでも組織図などを見ながら部署名や名前を覚えるように心がけましょう。そうすることで、部署間違いの電話が来た場合でもすぐに対応する事が出来ます。

また、例え自分の仕事とは関係の無い場合でも、お得意先や頻繁に電話がかかってくる相手の社名と名前は覚えるようにした方が良いでしょう。名前を覚えると自然と親近感を感じるようになりますし、相手も「自分のことを覚えてくれているんだ」と気分が良くなります。

仕事の電話ではミスを防ぐ為にも復唱は大切！

仕事の電話で復唱確認をするということは基本ですが、新人の頃は復唱すること自体を失礼だと感じてしまったり、復唱することを忘れてしまったりということがあります。

復唱することで、「聞き取った名前で合っているかの再確認」や「曖昧に聞き取った名前を今一度確認」することが出来ます。

確実に聞き取れたと思う場合でも、最初のうちは必ず復唱確認をする癖をつけた方が良いでしょう。聞き取れていたつもりでも、「本当は違う名前だった・・・」なんてことはベテランになってからもあります。

そして、復唱確認には自分の気持ちを落ち着けるという効果もあります。「××会社の〇〇様でございますね。」「お電話番号を復唱させていただきます。」というように、復唱を徹底してください。

これらを繰り返すことで、徐々に相手の声や名前も自然に入ってくるようになり、スムーズに聞き取ることが出来るようになります。

聞き取れたかどうか自信が無い場合はそのままにせず、聞き返してでもしっかりと聞き取ることが大切です。