電話のコールは何回目が正解？かける時とる時のマナー

電話をかけた場合、コールは何回まで待っても大丈夫なの？

ビジネスマナーとして、電話がかかってきた場合は3コール以内に出るべきと言われています。どうしてかと言うと、人は10秒以上電話の呼び出し音を聞かされると、待たされていると感じてしまうからです。1コールが大体3秒ですので、10秒を越えない3コール(約9秒)以内に電話は取るべきと言われるようになったのです。

このようなルールがありますので、オフィス系のところに電話をかけてもさほど待たされることは無いでしょう。しかし、飲食業などの接客業は別です。

何故かと言うと、電話がレジ近くに置かれていたり、接客中ですぐに電話に出られないということがあるからです。

では逆に、自分が電話をかける場合は何コールまで待つべきなのでしょうか？この件に関しては、特に決まりはありません。その為、大事なのは相手の立場になって考えてみることです。自分が接客中に、延々と電話の呼び出し音が鳴っていたら嫌ですよね？

だからと言ってあまり短過ぎると、間違い電話だったのかな？と思われてしまったり、「今取ろうと思ったのに！」となってしまうかもしれません。

そこでおすすめなのが、5～6コールです。少し離れた場所にいてもこのくらいであれば電話をとることが出来ます。丁度良い長さでしょう。

仕事の電話は何回目のコールで取るべき？

ある電話代行サービスのオペレーターも、必ず電話は3コール以内に出るようにしています。やはり3コール以上となると、相手に「待たされている」と感じさせてしまうからです。

この点に関しては、教育や研修で徹底するほど大切なことと捉えています。

クライアントの方からも、「3コール以内にとるようにしてほしい」とお願いされることがあるほど、これは世間一般にも浸透している電話対応のマナーなのだと言えるでしょう。ビジネス電話のマナーとして、是非皆さんにも身に着けておいていただきたいものです。

しかし、電話を受ける側からすると3回のコールというのはとても短く感じるものです。

特に自分が他の作業なかをしている場合は、「ちょっと待ってー！」と思っている間にすぐに3コールをすぐに超えてしまいます。

電話が鳴ったらすぐに電話を取るという習慣が出来るまでは、意識的に練習をしていった方が良いかもしれませんね。「次に電話が鳴ったら、絶対に自分が取る！」と思っておけば、反応も早くなるでしょう。

実際みんなは仕事の電話を何回目のコールで取っているの？

●3回目のコール

・早く出過ぎると、待ち構えていたみたいになってしまうから。
・ビジネス電話の最低限のマナーだと思うから。
・前にテレビで、3回目までのコールで出ないと相手が待たされていると感じてしまうというのを見たことがあるから。

仕事で電話に出る際は、遅いと相手に失礼になってしまいます。状況によってはすぐに出るのが難しいこともあるかと思いますが、なるべく3コール以内で出るように心がけましょう。

●2回目のコール

・すぐに出ると相手を驚かせてしまうし、3コール以上となると待たせてしまうから、私は2コール目で出るようにしています。
・社内に人がいる時は、2コール以内で出るのが当然だと思っています。会社の規模がどれくらいかというのが、それで判断出来るなんて話もあるくらいです。
・さすがに1回で出たら相手がビックリしてしまうから。

もし、すぐに電話に出られる状況であったとしても、すぐに電話に出てしまうと逆に相手が驚いてしまうことがあります。その為、2コール目くらいがちょうど良いのかもしれません。

電話のマナー、３コール以上なら「お待たせいたしました」が常識！？

“三鈴は職場の恥”という言葉を聞いたことはありますか？

仕事においては、電話はすぐに取るべきと言われています。会社によっては、1コール以内で出るようにと教育をしている企業もあるようです。さすがに1コール以内とまでは言わなくとも、2コール以内までとしている企業がほとんどのようです。

もし3コール以上待たせてしまった場合には、必ず「お待たせいたしました。」の一言を言うようにしてください。

2コールでも3コールでも大して変わらないじゃん！と思うかもしれませんが、「2コール以内に取るのがビジネスにおける電話マナー」と相手も認識しているのです。

その為、3コール以上待たせているのに「お待たせいたしました」の一言も無いと、社員教育がなっていないと思われたり、いい加減な仕事をしていると思われてしまう可能性もあり得るのです。

マナー違反をしている以上、「お詫びをする」というのは当然なことです。その感覚をきちんと持つようにしましょう。

３コール以内で電話を取った後のビジネスマナーについて

電話が鳴ったからとったものの、相手が名前を名乗らないというケースがあります。

そんな時にはわからないままにせず、「失礼ですがお名前をお伺いでしてもよろしいでしょうか。」と確認するようにしましょう。

別の人に取り次ぐ際には、「会社名」や「名前」を伝えることになります。間違えることが無いように、きちんと復唱して確認をするようにしてください。

そして、電話に出た際にはハキハキと話すよう心がけましょう。聞き取りにくい声で電話を取って名乗っても、かけた側は「この番号で合ってる？」と心配になってきてしまうのです。

相手にきちんと「〇社の〇部署に繋がった」ということがわかるように、ハキハキと話すようにしましょう。

それだけでなく、電話の第一声が明るくハキハキしていることで相手に良い印象を与えることも出来るのです。

電話に出る際は声のトーンを1トーンあげて話すよう、心がけて下さい。